Bevor Sie anfangen

Zur Umsetzung eines nachhaltigen Eventmanagements gilt es die zentralen Anliegen einer nachhaltigen Entwicklung in alle Schritte der Eventplanung zu integrieren. Das heisst, sowohl bei den Zielen als auch in der Zeit-, Kosten- und Organisationsplanung sollten Nachhaltigkeitsaspekte mitberücksichtigt werden. Von Anfang an muss überlegt werden, welche Nachhaltigkeitsthemen man im Rahmen der Veranstaltung umsetzen will und wer dafür verantwortlich ist. Nehmen Sie sich zu Beginn der Planung Zeit, Ziele und Organisation im Projektteam gut zu überlegen und festzulegen, damit Sie danach gut strukturiert mit der Umsetzung loslegen können.

1. Ziele formulieren

Für grössere Veranstaltungen ist es sinnvoll, überprüfbare Nachhaltigkeitsziele festzuhalten (z.B. 50% Papierreduktion, kein Fleisch etc.), um entsprechende Massnahmen daran auszurichten. Gleichzeitig dienen die Ziele als Indikatoren, die am Schluss der Veranstaltung aufzeigen, ob die Massnahmen die gewünschten Erfolge erzielten.

2. Verantwortliche bestimmen

Zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele sollten Sie sich überlegen, wer in Ihrem Projektteam für das Thema Nachhaltigkeit zuständig ist. Bestimmen Sie dazu eine Nachhaltigkeitsverantwortliche oder -verantwortlichen. Diese Person kann den Überblick über alle Nachhaltigkeitsmassnahmen behalten und diese, falls notwendig, gegenüber den entscheidenden Instanzen durchsetzen. Bei grösseren Veranstaltungen kann diese Aufgabe auch durch ein Nachhaltigkeits-Team übernommen werden, in dem verschiedene Personen bestimmte Aufgabenfelder bearbeiten können. 

3. Engagement dokumentieren

Die Dokumentation Ihres Nachhaltigkeitsengagements ist wichtig, um nachher überprüfen zu können, ob die ausgewählten Massnahmen wirksam und den zusätzlichen Organisationsaufwand wert waren. Eine Messgrösse wäre z.B. die angefallene Menge Abfall während des Events. Versuchen Sie – wo möglich – Daten über die durchgeführten Massnahmen zu sammeln, um Ihre Erfolge kommunizieren zu können oder ggf. Verbesserungspotenziale zu entdecken. Besonders bei wiederkehrenden, grösseren Veranstaltungen können Sie sich so Schritt um Schritt verbessern, indem Sie die Evaluationsergebnisse in die nächste Veranstaltungsplanung integrieren.

4. Anspruchsgruppen identifizieren

Zur erfolgreichen Umsetzung der Nachhaltigkeitsmassnahmen ist die Zusammenarbeit mit Anspruchsgruppen (z.B. die Veranstaltungstechnik, Catering, Zulieferung) unerlässlich. Um diese erfolgreich in die Eventorganisation einbinden zu können, müssen Sie sich überlegen, wer die relevanten Anspruchsgruppen überhaupt sind und wie Sie diese sinnvoll in die Organisation Ihrer nachhaltigen Veranstaltung integrieren können.