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Universität Basel

Spesen

Für das Erfassen von Spesen steht die Software SAP Travel Management zur Verfügung. Das Travel Management wird mittels einer Portaloberfläche bedient. Die Kontierung muss nicht angegeben werden, denn sie ist durch die auswählbaren Spesenarten definiert.

Die Spesen werden in der Rolle als Erfasser/-in oder in der Rolle als Sekretär/-in erfasst. Der/die definierte Genehmiger/-in kann anschliessend die Spesen, die sein/ihr Kostenobjekt ansteuern, freigeben.

Erfasser/-in

Kann nur die eigenen Spesen erfassen.

Sekretär/-in

Kann für sich und andere Reisen erfassen sowie unter «Verwaltungsarbeiten» bei jedem/r hinterlegten Mitarbeiter/in die Reisen und ihren Status ansehen.

Genehmiger/-in

Hat die gleichen Rechte wie Erfasser/-in. Kann zudem Reisen genehmigen.

In letzter Instanz prüft die verantwortliche Stelle im Ressort Finanzen & Controlling die Eingaben und gibt die Spesen zur Zahlung frei.

Damit eine Kostenstelle oder ein Auftrag im Travelmanagement belastet werden kann, muss das Formular «TRV Portalrolle G» ausgefüllt und eine genehmigende Person definiert werden. Diese Genehmigung ersetzt das handschriftliche Visum.

Das Formular "Spesenabrechnung" wird für Externe und für Spesenarten, welche nicht via Travel Management abgerechnet werden sollen, angewendet.

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