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Universität Basel

Hauptkasse

Über die Hauptkasse werden grundsätzlich folgende Geschäft abgewickelt:

  • Bezug und Rückgabe von Bargeld der dezentralen Kassen
  • Auszahlung von Vorschüssen für Spesen, welche auch wieder über die Hauptkasse abgerechnet werden müssen
  • Auszahlungen von Lohnvorbezügen und
  • Auszahlung von Spesenabrechnungen unter CHF 200
     

Bezug und Rückgabe von Bargeld der dezentralen Gliederungseinheiten

Die registrierten Kassenverantwortlichen der dezentralen Gliederungseinheiten können jederzeit während den normalen Öffnungszeiten (andere Zeiten nach Vereinbarung) bei der zentralen Hauptkasse Geld beziehen und zurückgeben. Als Faustregel gilt, dass nie mehr als ein Wochenumsatz in der Nebenkasse vorhanden sein soll.


Vorgehen für den Bezug von Vorschüssen

Mitarbeitende der Universität Basel sind berechtigt, einen Vorschuss im Rahmen der erwarteten Kosten für eine Dienstreise, Veranstaltung oder einer Auslage im Zusammenhang mit Projekten zu beziehen.

Der Antrag auf Vorschuss muss schriftlich erfolgen und ist via E-Mail oder Brief bei der Abteilung Finanzdienste einzureichen. Der Antrag muss Auskunft geben über den Zweck der Reise, den Vorschussempfänger, den zu belastenden Auftrag oder die zu belastende Kostenstelle sowie über die Höhe des zu beziehenden Vorschusses. Der Antrag muss vom Verantwortlichen des Auftrags oder der Kostenstelle visiert sein. Die Bestätigung des Kostenverantwortlichen für die Auszahlung des Vorschusses kann auch per E-Mail erfolgen.

Nach erfolgter Reise sind alle Auslagen zu belegen und abzurechnen. Die Spesenabrechnung ist zusammen mit den entsprechenden Belegen sowie einem allfälligen Restbetrag nach erfolgter Reise an der Hauptkasse abzugeben.


Auszahlung von Lohnvorbezügen

Lohnvorbezüge sind dem/der zuständigen Mitarbeitenden im Ressort Personal anzumelden. Diese/r erstellt die für den Vorbezug notwendigen Formulare. Ohne die entsprechenden Formulare bzw. Mutationsnachweise wird keine Barzahlung aus der Hauptkasse vorgenommen. Honorare dürfen nicht in bar ausbezahlt werden, sondern müssen immer durch den zentralen Personaldienst abgewickelt werden; sie werden in der Regel über ein Bank- oder Postkonto ausbezahlt.


Auszahlung von Spesenabrechnungen

Alle Auslagen für Reisen und Gastgeberkosten von Mitarbeitenden der Universität Basel sind prinzipiell bargeldlos mittels Travelmanagement abzurechnen. Ausnahme sind Auslagen unter CHF 50 (CHF 200 für sonstige Auslagen wie Fachliteratur, Porti, Mitgliederbeiträge).

Kontakt & Öffnungszeiten

Vormittag
Montag bis Freitag, 9.00–11.00 Uhr.

Nachmittag
Montag bis Donnerstag, 14.00–16.00 Uhr.

Weitere Zeiten nach Vereinbarung.

Bitte amtlichen Personenausweis zur Identifikation mitbringen.

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