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Universität Basel

Gastforschende & Visiting Scholars

Zusammen mit den Servicestellen in Departementen und Fakultäten unterstützt das Welcome Center Gastforschende vor ihrer Einreise, während des Aufenthalts und bei der Abreise. In den anderen Unterrubriken der Welcome Center Homepage finden Sie umfangreiche Hinweise zu den verschiedensten Themen, die für alle Newcomer relevant sind. Zusätzlich sind hier spezifische Aspekte aufgeführt, welche für Gastforschende sowie die sie betreuenden gastgebenden Einheiten wichtig sind.

Grundsätzliches & Tools

1. Für das administrative Onboarding ist grundsätzlich die gastgebende Einheit zuständig. Bitte klären Sie wichtige Fragen rechtzeitig (siehe unten) vor Ihrer Anreise mit dieser ab.

2. Bitte wenden Sie sich bei weiterführenden Fragen, besonderem Bedarf (Welcome Mappe, Beratungswunsch, Kinderbetreuung u.a.) direkt an das Welcome Center (Kontaktformular oder Email). Es erfolgt keine automat. Benachrichtigung an das Welcome Center über die Ankunft eines/r Gastforschenden (Datenschutz).


1.    Einladungsschreiben & Visumsantrag

Die Einladung erfolgt seitens der gastgebenden Einheit; der/die Gastforschende hingegen kümmert sich um die Beantragung des Visums (das Welcome Center bietet eine Mustervorlage). Es wird ein zeitlicher Vorlauf von bis zu 4 - 6 Monaten empfohlen.

2.    Arbeitsbewilligung

Für zahlreiche Forschungsaufenthalte ist eine Arbeitsbewilligung vom Amt für Wirtschaft und Arbeit / AWA in Basel-Stadt resp. vom Kantonalen Amt für Industrie, Gewerbe und Arbeit / KIGA in Baselland erforderlich, auch wenn es sich aus Sicht der Universität nicht um eine Anstellung handelt. Dabei spielen Faktoren wie das Herkunftsland eines Gastes, Art und Dauer des Aufenthalts, die zu nutzende Infrastruktur usw. eine Rolle. Bei Drittstaatsangehörigen können auch Kontingentsbeschränkungen entscheidend sein.

Die gastgebenden Einheiten kümmern sich um die Beantragung (z.B. AWA > Online-Antrag mit Log In). Eine rechtzeitige Beantragung ist wichtig: Die Bearbeitungszeit beträgt normalerweise 2 Monate; kann aber bei unvollständigen Unterlagen auch 3-4 Monate dauern.

Nachdem AWA bzw. KIGA die Arbeitsbewilligung erteilt hat, wird das Dossier behördenintern an das zuständige kantonale Migrationsamt zur Entscheidung über die Aufenthaltsbewilligung weitergeleitet. Das Migrationsamt steht wiederum in Kontakt mit der Schweizer Vertretung bei der ein Visumsantrag eingereicht wurde.

Eine späte oder nicht erfolgte Antragstellung der Arbeitsbewilligung hat schliesslich Auswirkungen auf das Visum und kann die Erteilung verzögern oder verunmöglichen.

3.    Gästehaus der Universität Basel

Die möblierten Wohnungen der Universitäts-Gästehäuser an drei zentralen Standorten richten sich grundsätzlich auch an Gastforschende (Mietdauer bis zu max. einem Jahr und gemäss Auslastung). Für Familien mit einem Kind gibt es derzeit nur beschränke Kapazitäten (mit einem Kleinkind: max. drei Monate). Grössere Familien können zur Zeit leider wegen Infrastruktur-Voraussetzungen im Gästehaus nicht untergebracht werden. Anfragen können via gastgebender Einheit oder auch direkt seitens des Gastes beim Gästehaus erfolgen (Kontakt s. Rubrik Gästehaus). Tipp: Da die Nachfrage meist grösser ist als das Angebot, empfiehlt sich eine möglichst frühzeitige Reservierung; spätere Anpassungen bzgl. Mietdauer, genaue Ankunft etc. sind später oft noch möglich.

4. Welcome Beratung, Welcome Mappe, Checkliste etc.

Für Gastforschende bietet das Welcome Center Beratungen an (Themen etwa gemäss Welcome Webrubriken) – mitreisende Familien und Partner sind hierbei selbstverständlich ebenfalls willkommen. Bitte vereinbaren Sie mit dem Welcome Center einen Termin. Die Welcome Mappe bietet Informationen und Materialien zur Universität Basel, zur Stadt und Region Basel (CH/F/D) sowie zur Schweiz, unter Berücksichtigung Ihres Aufenthaltzwecks. Alternativ können gastgebende Einheiten eine Welcome Mappe vorab beim Welcome Center besorgen. Daneben bietet eine Checkliste eine Übersicht zu den wichtigsten Punkten in chronologischer Reihenfolge; das Welcome Center schickt diese Gastforschenden gerne bereits im Vorfeld der Einreise zu.

5. Gästeausweis der Universität Basel

Diese können via gastgebender Einheit bei den HR Services ab einer Aufenthaltsdauer von einem Semester bestellt werden. Der Antrag findet sich online unter Dokumente auf der Unibas-Einstiegsseite. Der Gästeausweis berechtigt zur Nutzung des Universitätssport-Angebotes, der Universitätsbibliothek sowie der Mensen (Mitarbeitenden-Tarif).

Auch bei kürzerem Aufenthalt sind Lösungen vorgesehen: Bei der Universitätsbibliothek kann am Informationszentrum eine Bibliotheks-Gästekarte beantragt werden, sofern eine Adresse in Basel vorgewiesen werden kann (z.B. Gästehaus der Universität). Ein Sportausweis Grün für kurzfristige Gäste kann beim Universitätssport mit einer Bestätigung durch das Departement & unter Vorlage eines amtlichen Ausweises ausgestellt werden.

6. Krankenversicherung

In der Schweiz ist der Abschluss einer Krankenversicherung obligatorisch (bedingt zunächst jedoch die Einreise und Anmeldung am Wohnort in der Schweiz). Gastforschende und Visiting Scholars sind hierfür selber verantwortlich. Das Welcome Center bietet Unterstützung.

Gastforschende und Visiting Scholars aus EU-/EFTA-Staaten sowie aus Ländern mit ähnlichem Versicherungssystem (Japan, Australien, Nordamerika u.ä.) können sich in bestimmten Fällen bei ausreichender Deckung durch eine Versicherung ihres regulären Aufenthaltslands, in der Schweiz vom Krankenkassenversicherungsobligatorium befreien lassen. Mehr Informationen unter www.kvg.org > Antrag auf Befreiung.

Falls der Antrag auf Befreiung nicht möglich ist, obliegt dem/der Besucher/in die Pflicht, sich auf eigene Kosten in der Schweiz bei einer Krankenversicherung versichern zu lassen.

7. Versicherung am Einsatzort (Betriebsunfallversicherung)

a) Ausserdem ist es erforderlich, für Schäden und Unfälle am Einsatzort (d.h. an der Universität Basel) versichert zu sein. Aus diesem Grund bietet die Universität Basel eine betriebliche Unfallversicherung für wissenschaftliche Gäste bei der Europäischen Reiseversicherung AG (ERV) an. Das bedeutet, dass alle eingeladenen wissenschaftlichen Gäste der Universität Basel während des Aufenthalts – unabhängig von der Dauer – automatisch versichert sind. Eine namentliche Versicherung ist nicht mehr nötig. Nähere Informationen hierzu sind bei der gastgebenden Einheit und den Human Resources erhältlich. Als zusätzlichen Service bietet die ERV Versicherungsbestätigungen, welche für die Visa-Beantragung erforderlich sein können. Benötigt ein Gast eine solche Bestätigung, können Sie diese unter Angabe des vollständigen Namens, Geburtsdatums, der Aufenthaltsdauer und des Aufenthaltsortes des Gastes per eMail an corporate@erv.ch beantragen.

b) Weiterhin sind wissenschaftliche Gäste innerhalb der universitären Räumlichkeiten in der Betriebshaftpflichtversicherung eingeschlossen und somit gegenüber Schäden Dritter versichert.

c) Eine Kollektivversicherung gilt für den gesamten Aufenthalt des Gastforschenden und deckt somit auch die Freizeit (nichtberufliche Aktivitäten ausserhalb der Universität) mit ab.


Kontext & Ausblick

Die hier zusammengefassten Informationen basieren auf den Erfahrungen von Universitäts-Einheiten und -Departementen und wurden u.a. gemeinsam mit dem Biozentrum, dem Europainstitut, dem Depart. for Biomedical Engineering, dem URIS-Fellowship-Programm, dem Vizerektorat Forschung, den Human Resources und dem International Office zusammengetragen.

Zusätzlich bietet der ADAM-Workspace: Welcome Center weitere Informationen für eine möglichst breite Admin-Mitarbeiterschaft in Departementen/Fakultäten/Einheiten. Bitte melden Sie sich bei Interesse direkt beim Welcome Center (welcome@unibas.ch).

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